Julkisilla hankinnoilla tarkoitetaan tavara- ja palvelu- tai rakennusurakkahankintoja, joita julkinen toimija ostaa oman organisaationsa ulkopuolelta. Julkisia hankkijoita ovat valtio, kunnat ja kuntayhtymät sekä valtion liikelaitokset ja muut hankintalainsäädännössä määritellyt hankintayksiköt. Julkisia hankintoja ohjaa laki julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (1397/2016).
Hankintalain tarkoitus on tehostaa julkisten varojen käyttöä sekä parantaa yritysten kilpailukykyä. Sen pääperiaatteita ovat hankintojen avoin ja tehokas kilpailuttaminen sekä tarjoajien tasapuolinen ja syrjimätön kohtelu.
Hankintojen tarjouspyynnöt löytyvät tarjousportaaleista, joista yritykset pääsevät osallistumaan tarjouskilpailuun.
Lisäapua hankintaosaamisen kehittämiseen
Julkisten hankintojen tietopankki Lataa tästä Kemin hankintaopasTarjousportaalit ovat sivustoja, joiden kautta voit jättää tarjouksen Kemin kaupungin tarjouspyyntöihin. Tarjousportaaleita on kaksi, joihin hankinnat jakautuvat kynnysarvojen eli hankinnan arvon mukaan: Pienhankintapalvelu.fi ja Tarjouspalvelu.fi
Nähdäksesi tarjouspyynnöt sinun tulee rekisteröityä palveluun, rekisteröityminen on ilmaista. Ohjeet tarjousportaaleiden käyttöön löydät kohdasta ”Ohjeet ja oppaat”.
HILMA on julkisten hankintojen ilmoituskanava, josta löydät kaikki kansallisen kynnysarvon ylittävät tarjouspyynnöt, tietopyynnöt ja muut hankintoihin liittyvät ilmoitukset.
Hankintalaissa on asetettu kynnysarvot eli eurorajat, joiden mukaan hankinnat määritellään hankinnan arvioidun arvon mukaan joko pienhankinnaksi, kansalliseksi hankinnaksi tai EU-hankinnaksi. Pienhankintoihin ei sovelleta hankintalakia. Katso voimassa olevat kynnysarvot: https://www.hankinnat.fi/mika-julkinen-hankinta/kynnysarvot
Soveltuvuusvaatimukset ovat vähimmäisvaatimuksia tarjoavalle yritykselle. Vähimmäisvaatimuksilla varmistetaan hankinnan toimittajan sopivuus hankinnan toteutukseen, tällaiset vaatimukset voivat kohdistua esimerkiksi yrityksen kapasiteettiin, pätevyyksiin tai lupiin. Soveltuvuusvaatimukset esitetään tarjouspyynnöllä.
Hankinnoille on asetettu strategisia tavoitteita ja yksi niistä on harmaantalouden torjuminen. Hankinnoissa velvoitamme harmaantalouden torjumiseksi tilaajavastuulain mukaisten selvitysten täyttymistä tarjoajilta.
Hankinnan kriteereillä varmistetaan hankittavan tuotteen soveltuvuus hankinnan käyttötarkoitukseen sekä niillä voidaan hakea vaikkapa ympäristöystävällisyyttä. Kriteerit voivat koskea tuotteen teknisiä ominaisuuksia, palvelun vasteaikaa tai urakassa käytettäviä materiaaleja. Hankinnan kriteerit esitetään tarjouspyynnöllä.
Tarjouspyynnön isompi kokonaisuus voidaan jakaa pienempiin osiin eli osa-alueisiin. Tämän tarkoituksena on yleensä mahdollistaa ja parantaa pk-yritysten mahdollisuuksia osallistua tarjouskilpailuun, mikäli kapasiteetti ei riitä ison kokonaisuuden hallintaan.
Valintaperusteet kertovat millä perusteilla tarjouskilpailun voittaja ratkaistaan. Valintaperusteena (kokonaistaloudellisesti edullisin) voi olla halvin hinta, kustannuksiltaan edullisin tai paras hinta-laatusuhde. Tämä kannattaa huomioida tarjousta tehdessä. Valintaperuste esitetään tarjouspyynnöllä.
Olet kiinnostunut , mutta yrityksesi kapasiteetti ei yksin riitä? Aloita yhteistyö toisen yrityksen kanssa ja tarjoa yhteenliittymänä tai käytä aliurakoitsijoita.
Hakuvahti on tarjousportaaliin tehtävä vahti, joka lähettää automaattisesti tiedon mahdollisesti sinua kiinnostavasta kilpailutuksesta ilmoittamaasi sähköpostiosoitteeseen.
Mikäli tarjous sisältää selkeästi markkinahintaa alhaisemman hinnan on hankintayksikkö velvollinen pyytämään lisäselvityksen tarjouksen hinnoista ja kustannuksista.
Hintavaraumalla tarjoaja varaa itselleen mahdollisuuden muuttaa hintojansa tai muita hintaan vaikuttavia ehtoja. Mikäli tarjouspyynnöllä on pyydetty jonkinlaista kokonaishintaa, on tarjous hintavaraumalla tarjouspyynnön vastainen ja se tulee hylätä. Tällaista hintaa on myös hyvin vaikea vertailla, jolloin tarjoajien tasapuolinen ja syrjimätön kohtelu ei toteudu.
Yleisimmät syyt tarjouksen hylkäämiselle ovat määräajan ylittyminen sekä tarjous, joka ei vastaa tarjouspyyntöä.
Seuraa sinua kiinnostavia julkisia hankintoja. Osallistu markkinavuoropuheluun ja kysy rohkeasti, jos tarjouspyynnöllä on epäselvyyksiä tai virheitä. Jätä tarjous tarjousaikana. Hankintapäätöksen julkaisusta 14 päivää muutoksenhakuaikaa.
Lähettää markkinavuoropuhelukutsut sekä valmistelee tarjouspyynnöt tarjousportaaliin. Tarkistaa tarjoukset määräajan jälkeen. Suorittaa tarjousten vertailun ja valmistelee hankintapäätöksen yhdessä hankintaa suorittavan toimialan kanssa. Julkaisee hankintapäätöksen.
Neuvoo tarjoajaa tarjousaikana.
Pajarinrannan päiväkoti, Kuva: Venla Kakko
Kemin kaupunginhallitus hyväksyi kokouksessaan 9.11.2020 (§ 400) Kemin kaupungin hankintaohjelman. Hankintaohjelma ohjaa koko kaupungin hankintatoimintaa, jossa määritellään kaupungin hankintojen strategisen tason tavoitteet, linjaukset, päämäärät, mittarit ja toimeenpano.
Hankintaohjelma on johdettu Kemin kaupunkistrategiasta, jossa määritetään kolme strategista päämäärää:
• Vetovoimainen kaupunki: Tavoitteena on lisätä yritysyhteistyötä sekä tietoa kaupungin hankinnoista ja toimintaperiaatteista. Markkinatuntemus, markkinavuoropuhelut sekä avoimuus ovat keskeisessä roolissa. Kaupunki pyrkii työllistämään hankinnoilla, edistämään korkeaa paikallisuusastetta ja ehkäisemään harmaata taloutta.
• Hyvinvoiva asukas ja sujuva arki: Hankinnoissa tähdätään laatuun ja kustannustehokkuuteen. Tavoitetta edistetään standardisoimalla hankintoja ja asettamalla toimittajien ja palveluntuottajien määrille strategisia tavoitteita.
• Vihreä ja kestävä Kemi: Tavoitteena on ympäristöystävällisyyden ja vastuullisuuden edistäminen ja hankintojen tekeminen kokeilevasti ja kehitysmyönteisesti.
Kaupungin hankintoja ohjaa myös maaliskuussa 2020 myönnetty ISO 14001:2015 -ympäristösertifikaatti, joka tuo ympäristönäkökulman arvioinnin osaksi jokaista hankintaa. Ympäristöön liittyviä laatukriteereitä voivat olla tuotteiden ympäristöystävällisyys ja kierrätettävyys, ajoneuvojen ja työkoneiden päästöt, työssä käytettävien kemikaalien ja menetelmien ympäristöystävällisyys, yrityksen ympäristösertifikaatin tai sitä vastaava toiminta sekä yrityksen ympäristöpolitiikka. Tämän tarkoituksena on kannustaa yrityksiä ympäristöystävällisempään toimintaan ja antaa tarjouskilpailussa arvoa yrityksen panostukseen laatupisteillä.
Hankintaohjelma luo strategisen perustan kaupungin hankintojen johtamiselle, kehittämiselle ja vaikuttavuuden mittaamiselle. Jatkossa hankinnoille laaditaan vuosittainen toimenpideohjelma ja kaupungin toimialat laativat vuosittaiset hankintasuunnitelmat, jotka käsitellään talousarvion hyväksymisen yhteydessä.
Kemin kaupungilla on keskitetty hankintatoimi, jonka tarkoituksena on kehittää ja parantaa kaupungin hankintoja niin kaupungin kuin tarjoajien ja loppukäyttäjien näkökulmasta. Kehityksen kohteita ovat mm. markkinavuoropuheluiden ja tiedottamisen lisääminen, tarjouspyyntöjen parantaminen ja palautteiden huomioiminen tarjoajilta sekä loppukäyttäjiltä.
Hankinnoilla pyritään lisäämään paikallista vetovoimaa, mutta miksi paikallisia ei saa suosia?
Hankintalain mukaan tarjouskilpailujen on oltava tasapuolisia ja avoimia kaikille yrityksille, joten suosimalla tarjouspyynnöllä paikallista yritystä, rikotaan hankintalain tarkoittamaa tasapuolisuutta ja avoimuutta.
Miten paikallista vetovoimaa sitten voidaan lisätä hankinnoilla?
Mahdollistamalla paikallisten yritysten tarjoaminen, lisäämällä yrityskentän osaamista julkisista hankinnoista, kehittämällä tarjouspyyntöjä ja panostamalla markkinavuoropuheluihin sekä aktivoimalla ja kannustamalla paikallisia yrityksiä.
Hankintojen paikallisuusaste
Hankintojen paikallisuusaste on otettu käyttöön Kemin kaupungilla yhdeksi hankintojen mittariksi. Paikallisuusaste näyttää kuinka suuri osuus Kemin hankinnoista kohdistuu Kemiin, Meri-lappiin tai muualle Suomeen. Paikallisuusaste on laskettu yritysten kotipaikkakunnan ja toimipisteiden mukaan. Huom. paikallisuusaste on hankintatoimen työn näkökulmasta laskettu, siinä ei ole mukana kaikkia soten kustannuksia, esim. Mehiläinen Länsi-Pohja. Tulossa myöhemmin toinen versio, joka sisältää ed. mainitut.
Jätän tarjouksen valmistelun viimeiseen päivään
En lue tarjouspyynnön kaikkia dokumentteja läpi
En ymmärrä tarjouspyyntöä, en kysy
En lue kysymykset ja vastaukset osiota
Tarjoan jotain muuta kuin pyydettyä
Jätän hintavarauman
Linkit Kemin kaupungin hankintojen nettisivuille:
Hankinnat Kemin kaupunki
Hankintapolitiikka | Kemi
Ohjeet ja oppaat | Kemi
Hankintakalenteri| Kemi
Muita hyödyllisiä linkkejä:
Julkisten hankintojen neuvontayksikkö
Julkiset hankinnat - Työ- ja elinkeinoministeriön verkkopalvelu
Laki julkisista hankinnoista
Tarjouspalveluportaalit:
Tarjouspalvelu.fi
Kansallisen kynnysarvon ylittävät hankinnat:
Hilma - Hankintailmoitukset
EU-kynnysarvon ylittävät hankinnat:
TED Tenders Electronic Daily
Linkit sopimusehtoihin:
JYSE tavarat
JYSE palvelut
JHS/ JIT yleiset sopimusehdot
KSE Konsulttitoiminnan yleiset sopimusehdot
YSE Rakennusurakat
Mansikkanokan kuntoilutelineet, Kuva: Pekka Haapaniemi